Quelles politiques RH doivent vraiment être écrites au Canada

Aucune loi au Canada n’exige que vous ayez un manuel de l’employé. Cela surprend, et beaucoup de petits employeurs en concluent que les politiques écrites sont un luxe qu’ils aborderont plus tard. La conclusion est fausse, et la raison mérite d’être comprise : l’obligation ne porte pas sur le manuel, elle porte sur des politiques nommées précises. Le manuel n’est que la reliure dans laquelle la plupart des employeurs les rangent. Vous pouvez n’avoir aucun manuel et être parfaitement conforme, et vous pouvez avoir un superbe manuel de cinquante pages auquel il manque les deux politiques qu’un inspecteur demanderait réellement.

Voici un guide en langage clair sur les politiques véritablement obligatoires, sur l’emplacement des seuils, et sur ce que vous devez pouvoir démontrer au-delà de l’existence du document.

D’abord, déterminez quel régime s’applique à vous

Environ quatre-vingt-dix pour cent des employés canadiens relèvent du droit du travail provincial ou territorial. Les autres travaillent dans des secteurs de compétence fédérale comme les banques, les télécommunications, le transport interprovincial, l’aviation et la radiodiffusion, et relèvent plutôt du Code canadien du travail. Les listes ci-dessous diffèrent entre les deux régimes : c’est donc la première question, pas une note de bas de page. Il importe aussi que le critère soit le lieu où l’employé travaille réellement, et non l’adresse du siège social, ce qui explique qu’une entreprise ayant du personnel dans trois provinces travaille avec trois listes à la fois.

Les politiques que la plupart des employeurs doivent réellement avoir

Prévention du harcèlement et de la violence

C’est l’obligation qui revient presque partout sous une forme ou une autre, et celle que les petits employeurs oublient le plus souvent. En Ontario, la loi sur la santé et la sécurité au travail exige des politiques écrites sur la violence et sur le harcèlement au travail, accompagnées de programmes de mise en œuvre, révisées au moins une fois par année. Au Québec, la Loi sur les normes du travail oblige tout employeur à se doter d’une politique de prévention du harcèlement psychologique et de prise en charge des situations, par écrit et rendue disponible aux employés, et des modifications récentes ont ajouté des éléments obligatoires qu’elle doit contenir. La Colombie-Britannique exige un énoncé de politique sur l’intimidation et le harcèlement sous son régime de santé et sécurité. Les employeurs de compétence fédérale disposent de leur propre cadre de prévention du harcèlement et de la violence, avec politique obligatoire, évaluation du milieu de travail et formation obligatoire.

Les détails varient selon la juridiction, mais la tendance est assez constante pour qu’on puisse planifier : si vous employez des gens au Canada, présumez que vous devez une politique écrite sur le harcèlement quelque part, et confirmez la forme exacte pour chaque province où vous êtes présent.

Les politiques ontariennes liées au nombre d’employés

L’Ontario a ajouté deux obligations de politiques écrites qui rattrapent les employeurs à mesure qu’ils grandissent, et les deux se comptent à une date fixe plutôt qu’en continu. Les employeurs de 25 employés ou plus doivent avoir une politique écrite sur la déconnexion du travail, ainsi qu’une politique écrite sur la surveillance électronique indiquant si l’employeur surveille les employés et, le cas échéant, comment et à quelles fins. Le franchissement du seuil oblige à produire la politique et à en distribuer copie aux employés dans des délais prescrits. Le décompte se fait au 1er janvier, ce qui signifie qu’une entreprise qui dépasse 25 employés en cours d’année sait longtemps d’avance qu’une obligation s’en vient.

L’accessibilité, en Ontario

En vertu de la législation ontarienne sur l’accessibilité, les organisations doivent avoir des politiques d’accessibilité, et les plus grandes doivent les mettre par écrit, les rendre publiques et tenir un plan pluriannuel. Les petites organisations ont des obligations documentaires plus légères que les grandes : c’est encore un endroit où vérifier votre propre taille compte davantage que copier ce que fait une entreprise plus grosse.

Les politiques non obligatoires mais attendues dans les faits

Un second groupe n’est pas prévu par la loi mais refait surface chaque fois que quelque chose tourne mal, parce que leur absence affaiblit votre position. La discipline progressive, les procédures de demande de congé et de présence, l’utilisation acceptable des technologies, la confidentialité, les règles de dépenses et un code de conduite entrent ici. Aucun inspecteur ne vous imposera d’amende pour leur absence. Un décideur appelé à juger si un congédiement a été traité équitablement, ou si l’employé comprenait la norme qu’on lui appliquait, remarquera très certainement que rien n’a jamais été écrit.

Avoir la politique n’est que la moitié du travail

C’est ici que se loge l’essentiel du risque réel, et c’est un problème de dossiers plutôt que de rédaction. Pour les politiques obligatoires, on s’attend généralement à ce que vous puissiez démontrer plus qu’un fichier sur un lecteur partagé :

• Que la politique existe par écrit, dans une version datée que vous pouvez produire.
• Que les employés l’ont réellement reçue, et quand, ce qui suppose habituellement un accusé de réception plutôt qu’une présomption.
• Que les nouveaux employés la reçoivent à l’intégration, et non à un moment indéterminé plus tard.
• Qu’elle a été révisée selon la fréquence exigée, annuellement pour plusieurs des obligations en matière de harcèlement.
• Que là où une formation est exigée, elle a bien eu lieu, et que vous pouvez nommer qui l’a suivie et quand.
• Qu’au moment d’une modification, les employés ont été informés, et que vous pouvez établir quelle version était en vigueur à une date donnée.

L’échec courant n’est pas une politique manquante. C’est une politique qui existe, qui a été envoyée par courriel à tout le monde en 2023, et qui n’a aucun accusé de réception, aucune date de révision et aucune preuve que les six personnes embauchées depuis l’ont un jour vue. Sur papier, vous êtes conforme. Dans les faits, vous ne pouvez rien démontrer, ce qui, dans un litige, équivaut presque à ne pas l’avoir fait.

Un ordre de travail pratique

1. Dressez la liste de chaque province et juridiction où vous avez réellement des employés, y compris le fédéral s’il s’applique.
2. Pour chacune, confirmez l’obligation de politique sur le harcèlement et la violence et vérifiez que la vôtre contient les éléments actuellement exigés.
3. Comparez votre nombre d’employés à chaque seuil de taille qui vous vise, et inscrivez au calendrier la date à laquelle le décompte se fait.
4. Pour chaque politique obligatoire, retrouvez la preuve de distribution et d’accusé de réception. Si elle n’existe pas, c’est votre première lacune, avant même de rédiger quoi que ce soit de nouveau.
5. Mettez les dates de révision annuelle au calendrier plutôt que de compter sur la mémoire de quelqu’un.
6. Intégrez la remise des politiques et l’accusé de réception au processus d’intégration, pour que les nouveaux employés cessent d’être le maillon faible.

Ceci est de l’information générale et non un avis juridique, et les seuils et contenus exigés dans ce domaine changent plus souvent que la plupart du droit de l’emploi. Confirmez les exigences en vigueur pour chaque juridiction où vous exercez auprès du ministère ou de la commission responsable, et consultez un avocat en droit de l’emploi avant de vous appuyer sur ce texte pour une décision précise.

Où Workleaf s’inscrit, et où il ne s’inscrit pas

Soyons exacts, car la réponse honnête est plus étroite que ce qu’un fournisseur de logiciel RH aimerait affirmer. Workleaf ne rédige pas vos politiques et ne vous dit pas lesquelles vous devez avoir. Ce qu’il tient, c’est la couche de preuve en dessous. Chaque employé est rattaché à un établissement portant une province, y compris une désignation fédérale, de sorte que vous voyez d’un coup d’œil dans quelles juridictions vous exercez réellement et combien de personnes se trouvent dans chacune, ce qui est l’intrant de tous les seuils ci-dessus. Les documents s’attachent au dossier de l’employé avec catégories et date d’expiration facultative, de sorte qu’un accusé de réception signé vit sur la personne à qui il appartient plutôt que dans une boîte courriel. Les modèles d’intégration permettent que la remise des politiques soit un élément de liste reproductible pour chaque embauche, au lieu d’une chose dont quelqu’un se souvient. Et le journal d’audit délimité à l’organisation consigne qui a modifié quoi et quand, de sorte que l’historique d’un dossier RH se reconstitue au lieu de s’affirmer.

Ce que Workleaf n’a pas aujourd’hui, c’est un module de politiques dédié : des documents de politique versionnés, un suivi des accusés de réception par employé et des rappels automatiques de révision annuelle figurent à notre feuille de route, pas dans le produit. Vous pouvez dès maintenant joindre une politique et son accusé de réception signé au dossier d’un employé, ce qui répond à la question de la preuve, mais nous n’allons pas appeler cela un système de gestion des politiques alors qu’il s’agit d’un stockage de documents qui fait honnêtement son travail. Si cette distinction compte pour votre processus d’achat, demandez-nous et nous vous dirons exactement où nous en sommes.

La tarification est simple et publique. Basic est à 15 $ CA par mois pour un maximum de 10 employés, puis 1,50 $ CA par employé supplémentaire. Advanced est à 30 $ CA par mois pour un maximum de 10 employés, puis 3 $ CA par employé supplémentaire. Aucune soumission, aucune surprise.