Combien de temps conserver les dossiers des employés au Canada (province par province)

Demandez à une équipe RH canadienne combien de temps elle doit conserver le dossier d’un employé et vous obtiendrez généralement l’une de deux réponses : « trois ans, je pense », ou « on garde tout, au cas où ». La première est souvent inexacte, et la seconde est devenue un risque réel au Québec. La conservation des dossiers est pourtant l’un des rares volets de la conformité en emploi où la règle est écrite noir sur blanc, varie d’une province à l’autre, et n’est presque jamais bien configurée dans les outils que les équipes RH utilisent au quotidien. Voici ce que dit chaque délai, qui le fixe, et ce que votre système RH doit être capable de produire quand on le lui demande.

Il n’existe pas un seul délai de conservation au Canada. Il y en a au moins trois.

Si la question « on garde ça combien de temps ? » est si difficile à trancher, c’est que trois régimes distincts courent en même temps sur le même dossier d’employé, chacun avec sa durée, son point de départ et son autorité :

• Les normes du travail : votre province, ou le Code canadien du travail si vous êtes un employeur de compétence fédérale, fixe la durée de conservation des heures, du salaire, des vacances et des congés. C’est habituellement le délai le plus court, et c’est celui qu’un inspecteur en normes du travail vérifie.
• La fiscalité : la Loi de l’impôt sur le revenu, appliquée par l’Agence du revenu du Canada, impose un délai plus long sur tout ce qui touche la paie, les retenues à la source et les livres comptables.
• La protection des renseignements personnels : au Québec, la Loi 25 fait courir le délai dans l’autre sens, en obligeant à détruire ou à anonymiser un renseignement personnel une fois les fins de sa collecte accomplies.

Conséquence pratique : c’est le délai applicable le plus long qui commande la durée de conservation, et le plus court n’est jamais un motif sûr de suppression. Voici ce que chacun prévoit réellement.

Le délai des normes du travail, province par province

Voici les délais inscrits dans les lois sur les normes du travail elles-mêmes. Le point de départ compte autant que le chiffre : certains délais courent à partir de la création du document, d’autres à partir de l’exécution du travail ou de la fin de l’emploi, ce qui change beaucoup le résultat concret pour un employé de longue date.

• Employeurs de compétence fédérale (banques, transport aérien, télécommunications, transport interprovincial) : le registre des dates d’entrée en service et de cessation d’emploi doit être conservé au moins 36 mois après la date de cessation, et la plupart des autres renseignements (salaire, heures, gains, retenues, vacances et congés) au moins trois ans après l’exécution du travail. Source : Règlement du Canada sur les normes du travail, article 24.
• Ontario : trois ans en règle générale, avec un point de départ qui varie selon le type de document (trois ans après la fin de l’emploi pour le nom et l’adresse, trois ans après le jour ou la semaine de travail pour les heures travaillées), en vertu du paragraphe 15(5) de la Loi de 2000 sur les normes d’emploi. Les dossiers de vacances font exception et courent plus longtemps : le paragraphe 15.1(5) exige de les conserver cinq ans après leur établissement.
• Colombie-Britannique : quatre ans, le délai le plus long du groupe, et il court à partir de la création du document et non de la fin de l’emploi. L’article 28 de l’Employment Standards Act exige que les registres de paie soient en anglais, qu’ils soient conservés à l’établissement principal de l’employeur en Colombie-Britannique, et qu’ils soient conservés « for 4 years after the date on which the payroll records were created ».
• Alberta : trois ans, en une seule phrase. L’article 15 de l’Employment Standards Code prévoit : « Employment records must be retained by an employer for at least 3 years from the date each record is made. »
• Québec : trois ans. Le Règlement sur la tenue d’un système d’enregistrement ou d’un registre, pris en vertu de l’article 29 de la Loi sur les normes du travail, énumère ce que le registre doit contenir pour chaque salarié et chaque période de paie (dont l’année de référence, la durée des vacances et les jours fériés), et son article 2 prévoit : « Le système d’enregistrement ou le registre se rapportant à une année doit être conservé durant une période de 3 ans. »

Chaque autre province et territoire fixe son propre délai et son propre point de départ. Nous avons volontairement limité cette liste aux juridictions que nous avons pu vérifier directement dans les textes de loi, parce qu’un tableau qui a l’air complet mais contient un chiffre erroné vaut moins qu’une liste courte et exacte. Validez le chiffre en vigueur auprès de l’autorité compétente en normes du travail avant de rédiger une politique de conservation, et ne considérez rien de cette page comme un avis juridique.

Le délai fiscal est plus long, et c’est souvent lui qui l’emporte

C’est ici que la plupart des politiques de conservation cèdent en silence. Un employeur lit « trois ans » dans ses normes provinciales, applique une règle de trois ans, et commence à détruire des documents que l’Agence du revenu du Canada s’attend toujours à pouvoir consulter. Le paragraphe 230(4) de la Loi de l’impôt sur le revenu exige de conserver les registres et livres de comptes, sauf lorsqu’un autre délai est prescrit, « jusqu’à l’expiration des six ans suivant la fin de la dernière année d’imposition à laquelle ils se rapportent ».

Notez le point de départ : six ans après la fin de l’année d’imposition, et non après la création du document, si bien qu’un document créé tôt dans l’exercice se conserve en pratique près de sept ans. Tout ce qui alimente la paie, les retenues à la source ou les livres comptables tend à y tomber, ce qui veut dire que c’est le six ans, et non le trois ans, qui fixe le plancher pour une bonne partie du dossier d’employé. La règle honnête : un minimum en normes du travail est un minimum aux fins des normes du travail seulement, jamais une permission de détruire. Déterminez le délai le plus long applicable à chaque catégorie de document, et tenez-vous-en à celui-là.

Au Québec, tout garder indéfiniment est une infraction en soi

La plupart des équipes RH voient la conservation comme un plancher : garder au moins ce temps-là, puis, dans le doute, garder quand même. Depuis la Loi 25, ce réflexe est lui-même un risque de conformité au Québec. L’article 23 de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé prévoit désormais : « Lorsque les fins auxquelles un renseignement personnel a été recueilli ou utilisé sont accomplies, la personne qui exploite une entreprise doit le détruire ou l’anonymiser pour l’utiliser à des fins sérieuses et légitimes, sous réserve d’un délai de conservation prévu par une loi. »

Lisez bien la dernière réserve, car c’est elle qui réconcilie les deux directions. Un délai de conservation prévu par une loi (le registre des normes du travail, le six ans fiscal) prime sur l’obligation de destruction tant qu’il court. Mais une fois tous les délais applicables expirés et les fins accomplies, l’obligation s’inverse : continuer de détenir les renseignements personnels d’un ancien employé n’est plus prudent, c’est un manquement. « On garde tout, au cas où » n’est pas une position défendable au Québec.

C’est précisément le volet où presque aucun SIRH n’aide réellement, et nous préférons être francs sur notre propre produit ci-dessous plutôt que de prétendre le contraire.

Ce qu’il faut exiger de votre outil RH

1. Une date d’entrée en service continue et une date de cessation d’emploi exactes pour chaque employé, puisque plusieurs délais de conservation partent de la fin de l’emploi et non de la création du document.
2. La province ou le lieu de travail inscrit au dossier, avec une segmentation multi-établissements, parce que le délai applicable change à la frontière provinciale et qu’un milieu de travail de compétence fédérale suit un tout autre régime.
3. Un dépôt de documents rattaché au dossier de l’employé plutôt que dispersé entre les boîtes courriel et les disques partagés, parce qu’un document introuvable est, aux fins d’une vérification, un document que vous n’avez pas.
4. Une piste de vérification indiquant qui a fait quoi et quand, pour montrer l’historique d’un dossier contesté au lieu de l’affirmer.
5. Une véritable exportation de données, pour produire les documents sur demande et ne jamais dépendre d’un fournisseur qui retient vos obligations de conformité en otage.
6. Des accès basés sur les rôles, car conservation et confidentialité vont dans le même sens : moins de personnes peuvent ouvrir un dossier sensible, plus faible est votre exposition pendant les années où vous devez le garder.

Où Workleaf s’inscrit (et où il ne s’inscrit pas)

Workleaf est le système de référence sous ces obligations. Chaque employé porte une date d’embauche et, à son départ, une date de cessation d’emploi, qui ancrent les délais partant de la fin de l’emploi. Chaque employé est rattaché à un établissement portant une province, y compris une désignation fédérale pour les milieux de travail de compétence fédérale, de sorte qu’un employé de Vancouver soumis à un délai de quatre ans et un employé de Montréal inscrit à un registre de trois ans sont chacun évalués selon leur propre juridiction plutôt que selon un réglage national unique. Les documents vivent au dossier de l’employé, avec catégories, indicateurs « RH seulement » et « visible par l’employé » et une date d’expiration facultative ; les notes et les dossiers de congés les accompagnent. Un journal d’audit délimité à l’organisation consigne l’auteur, l’action, la cible et l’horodatage derrière les modifications RH. Et pour produire les documents, les exportations CSV couvrent les employés, les soldes et les demandes de congés, l’effectif, ainsi que le journal d’audit lui-même.

Pour être précis sur la ligne, y compris là où elle ne nous avantage pas : Workleaf n’automatise pas la conservation. Il n’exécute aucun calendrier de conservation, ne suit pas quel délai s’applique à quel document, et ne détruira ni n’anonymisera un dossier à l’expiration de son délai. Décider quoi garder, combien de temps, et quand détruire demeure la responsabilité de l’employeur, et c’est aujourd’hui un jugement manuel. Workleaf ne traite pas non plus la paie et ne remet rien à l’ARC ni à Revenu Québec, et rien de ce qu’il produit ne constitue un avis juridique. La paie native et un système de suivi des candidatures (ATS) sont à la feuille de route, pas dans le produit aujourd’hui.

Ce que Workleaf fait, en revanche, c’est rendre ce jugement possible. Les dossiers sont complets, rattachés au bon employé, marqués de la bonne province, protégés par des accès, journalisés et exportables : c’est le socle sur lequel toute politique de conservation doit reposer, et c’est nettement plus que le disque partagé et le chiffrier que roulent encore la plupart des PME canadiennes.

Les prix sont simples et publics. Basic est à 15 $ CA par mois pour un maximum de 10 employés, puis 1,50 $ CA par employé supplémentaire. Advanced est à 30 $ CA par mois pour un maximum de 10 employés, puis 3 $ CA par employé supplémentaire, et ajoute la suite talents complète (évaluations, rencontres individuelles, sondages et analyses). Sans devis, sans surprise.