La plupart des articles sur la Loi 96 destines aux employeurs parlent d’affichage et de contrats avec la clientele. Si vous dirigez les RH, ce n’est pas la que se situe votre exposition. La votre se trouve dans les documents que vous envoyez a une personne candidate, le contrat que vous faites signer, le materiel de formation que vous diffusez, l’annonce que vous publiez a toute l’entreprise, et les outils dans lesquels votre equipe saisit tout cela. Ce sont precisement les elements que la Charte de la langue francaise nomme, et le seuil de l’obligation la plus lourde a change l’an dernier.
Le chiffre qui a change : 25, et non 50
La Charte de la langue francaise, modifiee par la Loi 96 (Loi 14), oblige les entreprises d’une certaine taille exploitees au Quebec a s’inscrire aupres de l’Office quebecois de la langue francaise et a entreprendre une demarche de francisation. Ce seuil etait de 50 employes. Depuis le 1er juin 2025, il est de 25. Une entreprise comptant de 25 a 49 personnes au Quebec qui n’avait auparavant aucune obligation d’inscription en a maintenant une, et beaucoup en sont encore a s’y conformer.
L’inscription n’est pas la fin du parcours. L’Office evalue l’utilisation du francais dans l’entreprise et delivre soit un certificat de francisation, si l’usage du francais y est deja suffisamment generalise, soit exige un programme de francisation pour y parvenir. Un programme de francisation vise expressement a generaliser l’utilisation du francais a tous les niveaux de l’entreprise, ce qui inclut nommement les technologies de l’information. C’est exactement la que se situe un SIRH.
Les documents RH que la Charte nomme par categorie
Voici la partie qu’il vaut la peine d’arrimer a vos propres processus, parce qu’il s’agit de categories nommees et non d’un vague devoir d’accommodement. L’employeur doit fournir en francais :
- Les offres d’emploi, ainsi que les offres de mutation et de promotion.
- Les contrats de travail individuels.
- Les formulaires de demande d’emploi.
- Les documents portant sur les conditions de travail.
- Les documents de formation produits pour le personnel.
- Les communications ecrites avec les membres du personnel et avec l’association qui les represente.
Il existe une exception etroite : l’employeur peut communiquer avec une personne salariee exclusivement dans une autre langue lorsque celle-ci l’a demande. Notez le sens de l’exception. Elle repose sur la demande de la personne salariee, consignee, et non sur la commodite de l’employeur, et elle s’applique personne par personne plutot que comme un reglage global pour un bureau.
Affichage de postes et exigence d’une autre langue
Vous pouvez toujours embaucher pour un poste qui exige l’anglais ou une autre langue. Ce que vous ne pouvez pas faire, c’est l’exiger a la legere. L’employeur doit prendre les moyens raisonnables pour eviter d’imposer cette exigence, ce qui suppose concretement d’evaluer les besoins reels du poste, de verifier si le personnel en place couvre deja ce besoin, et de limiter le nombre de tels postes a ce qui est necessaire. Lorsqu’un affichage exige une autre langue, il doit en indiquer les motifs.
La consequence pratique pour les RH est une question de tenue de dossiers. Si vous ne pouvez pas demontrer que l’evaluation a eu lieu, vous misez sur le caractere raisonnable d’une decision que personne n’a consignee. Le systeme qui heberge vos demandes de personnel devrait heberger ce raisonnement juste a cote.
La place du logiciel, et une lecture erronee frequente
L’obligation touchant les technologies est souvent exageree dans les deux sens. Il est faux de dire que tout outil doit etre uniquement en francais, et il est faux de dire que les logiciels sont hors champ. Le resume utilisable : le francais doit etre reellement disponible comme langue de travail dans les outils utilises par votre personnel, et rien ne vous empeche d’offrir aussi une autre langue en parallele. Un outil incapable de se presenter en francais a une personne francophone pose probleme. Un outil qui offre les deux, non.
Le test a appliquer au moment d’evaluer un SIRH est plus precis et plus utile que « est-il bilingue », une affirmation que tous les fournisseurs font. Posez plutot ces quatre questions :
- La langue est-elle un reglage par EMPLOYE, ou un seul reglage pour toute l’entreprise ? Un interrupteur unique a l’echelle de l’entreprise echoue des que vous avez une equipe a Montreal et une a Toronto dans le meme compte.
- L’application destinee aux EMPLOYES est-elle traduite, ou seulement les ecrans d’administration RH ? Les employes sont precisement la population que la Charte protege. Un SIRH dont la console d’administration est bilingue et dont l’application libre-service ne l’est pas a traduit la mauvaise moitie.
- Les courriels transactionnels partent-ils dans la langue du DESTINATAIRE, ou dans celle de l’expediteur ? C’est celle que les acheteurs oublient, et c’est la surface qui rejoint les personnes qui ne se sont jamais connectees.
- Qu’advient-il du contenu que VOTRE equipe redige : une annonce, une politique, une liste de taches d’integration ? L’outil conserve-t-il une version ou deux ?
Ou se situe Workleaf sur ces quatre points, precisement
Nous preferons repondre precisement plutot que de nous declarer « entierement bilingues » et vous laisser decouvrir les limites plus tard. Sur les trois premiers points : la langue est un reglage par employe, donc deux personnes de la meme entreprise peuvent voir le meme dossier dans des langues differentes ; l’application d’administration RH et l’application libre-service pour les employes sont toutes deux en francais canadien et en anglais canadien de bout en bout, pas seulement le cote administratif ; et les courriels transactionnels partent dans la langue du destinataire, la langue etant choisie par une personne lorsque le destinataire ne s’est jamais connecte et n’a donc encore aucune preference enregistree.
Sur le quatrieme point, la reponse honnete est que le contenu que vous redigez est conserve tel que vous l’avez redige. Si une personne responsable des RH compose une annonce d’entreprise en anglais, Workleaf conserve ce texte anglais et l’affiche a tout le monde, y compris aux employes dont l’interface est en francais. L’interface autour traduit ; les mots que vous avez saisis, non. La prise en charge d’une version francaise et d’une version anglaise d’une meme annonce figure a notre feuille de route et n’est pas livree aujourd’hui. Si vous comptez la-dessus pour une obligation liee a la Charte, prevoyez rediger vous-meme les deux versions pour l’instant. Nous preferons que vous l’appreniez de nous plutot que de le decouvrir au deuxieme mois.
Ce que coute le non-respect
Pour une personne morale, une premiere infraction est assortie d’une amende se situant entre 3 000 $ et 30 000 $, avec des fourchettes plus elevees en cas de recidive, et les jours peuvent etre comptes separement. Le risque le plus realiste pour la plupart des employeurs de taille moyenne n’est toutefois pas l’amende maximale : c’est une demarche de francisation qui tourne mal parce que personne n’arrive a produire la preuve de ce qui a ete communique, dans quelle langue, et a qui.
Cela merite reflexion, car il s’agit davantage d’un probleme de dossiers que d’un probleme de traduction. Les regles de conservation vous obligent deja a garder les dossiers des employes pendant des annees, et la Charte y ajoute la question de la langue dans laquelle ces dossiers ont ete produits.
Une courte liste de verification a faire cette semaine
- Comptez votre effectif quebecois. S’il atteint 25 personnes ou plus, verifiez votre statut d’inscription aupres de l’Office plutot que de presumer que l’ancien seuil de 50 employes s’applique encore a vous.
- Sortez vos dix dernieres offres d’emploi et votre contrat de travail type. Ont-ils ete emis en francais ?
- Ouvrez votre plus recente annonce a l’echelle de l’entreprise. Dans quelle langue est-elle conservee, et qui l’a recue ?
- Verifiez vos cinq derniers affichages de postes. Certains exigent-ils une langue autre que le francais et, le cas echeant, en indiquent-ils les motifs ?
- Posez les quatre questions ci-dessus a votre fournisseur de SIRH et obtenez les reponses par ecrit, en particulier sur la difference entre l’application d’administration et l’application destinee aux employes.
Rien de tout ceci ne constitue un avis juridique, et la Charte couvre bien plus de terrain qu’un seul article. Validez votre situation aupres des indications de l’Office ou avec un conseiller juridique, surtout si vous venez de franchir le seuil des 25 employes.