Mettre fin à l’emploi de quelqu’un est l’événement RH où se tromper de chiffre coûte cher et se voit. Le Canada n’a pas de règle nationale unique sur le préavis ou l’indemnité dus à une personne qui part, et le mot « indemnité » lui-même désigne trois choses différentes qui s’additionnent. Ce guide les sépare, présente les minimums légaux province par province, et signale la partie qu’aucun logiciel ne peut calculer à votre place.
Trois choses différentes qu’on appelle « indemnité »
Avant tout chiffre, mettons le vocabulaire au clair, car ce sont des droits distincts qui peuvent s’appliquer en même temps :
- Le préavis légal de cessation d’emploi (ou l’indemnité qui en tient lieu). Chaque juridiction oblige l’employeur à donner un avis écrit, ou une indemnité couvrant cette période, lorsqu’il met fin à l’emploi sans motif sérieux. C’est le droit qui augmente avec les années de service et qui plafonne à 8 semaines dans la majeure partie du Canada.
- L’indemnité de départ légale. Un second paiement distinct qui n’existe qu’à deux endroits : l’Ontario (pour les grands employeurs et le personnel de longue date) et la juridiction fédérale. Il s’ajoute au préavis, il ne le remplace pas.
- Le préavis raisonnable de common law. Ce qu’un tribunal accorde à un employé non syndiqué congédié sans motif sérieux qui n’a pas signé un contrat valide limitant son droit au minimum légal. Il est habituellement bien plus élevé que le chiffre légal et se décide au cas par cas, non selon un tableau.
Les minimums légaux ci-dessous sont le plancher. C’est ce que la loi garantit. Ce n’est pas le montant auquel une réclamation pour congédiement injustifié se réglera probablement, et rien dans cet article ne constitue un avis juridique.
Le préavis légal de cessation d’emploi, province par province
Le préavis (ou l’indemnité qui en tient lieu) est le droit que possède presque tout employé licencié, et il augmente avec le service continu. Les minimums pour une cessation individuelle dans les plus grandes juridictions ressemblent à ceci :
- Employeurs sous réglementation fédérale (banques, compagnies aériennes, télécommunications, transport interprovincial) : en vertu du Code canadien du travail, modifié le 1er février 2024, le préavis est graduel : 2 semaines de 3 mois à moins de 3 ans d’emploi continu, 3 semaines à 3 ans, puis 1 semaine additionnelle par année de service supplémentaire, jusqu’à un maximum de 8 semaines.
- Ontario : 1 semaine de préavis après 3 mois, augmentant d’environ 1 semaine par année de service jusqu’à un maximum de 8 semaines à 8 ans ou plus (Loi de 2000 sur les normes d’emploi).
- Colombie-Britannique : 1 semaine après 3 mois consécutifs, 2 semaines après 12 mois, 3 semaines après 3 ans, puis 1 semaine de plus par année additionnelle, jusqu’à un maximum de 8 semaines (Employment Standards Act, article 63).
- Alberta : 1 semaine de 90 jours à moins de 2 ans, 2 semaines de 2 à moins de 4 ans, 4 semaines de 4 à moins de 6, 5 semaines de 6 à moins de 8, 6 semaines de 8 à moins de 10, et 8 semaines à 10 ans ou plus (Employment Standards Code).
- Québec : 1 semaine de 3 mois à moins de 1 an de service continu, 2 semaines de 1 à moins de 5 ans, 4 semaines de 5 à moins de 10 ans, et 8 semaines à 10 ans ou plus (Loi sur les normes du travail, article 82).
Les autres provinces et territoires suivent la même forme, une échelle par année qui plafonne autour de 8 semaines, avec des seuils de service différents. Un employé sous la période de service minimale (3 mois dans la plupart des provinces, 90 jours en Alberta) n’a généralement aucun droit légal au préavis. Confirmez les chiffres en vigueur auprès de l’autorité des normes du travail concernée avant de vous fier à un chiffre de cet article.
Les deux endroits où une indemnité distincte s’ajoute aussi
La plupart des provinces s’arrêtent au préavis. Deux juridictions ajoutent un second paiement distinct par-dessus :
- Indemnité de départ légale de l’Ontario : 1 semaine de salaire par année de service, jusqu’à un maximum de 26 semaines, mais seulement pour les employés comptant 5 ans de service ou plus dont l’employeur a une masse salariale d’au moins 2,5 millions de dollars, ou lorsque 50 employés ou plus sont licenciés sur une période de 6 mois en raison de la fermeture d’une entreprise. Comme elle s’ajoute au préavis pouvant atteindre 8 semaines, un employé de longue date d’un grand employeur ontarien peut atteindre un plafond légal de 34 semaines.
- Indemnité de départ fédérale : en vertu du Code canadien du travail, un employé comptant au moins 12 mois consécutifs d’emploi continu a droit au plus élevé de 2 jours de salaire par année complète de service ou de 5 jours de salaire, encore une fois en plus du préavis graduel ci-dessus.
En dehors de l’Ontario et de la juridiction fédérale, il n’y a pas d’indemnité de départ légale distincte : le droit au préavis ci-dessus constitue tout le plancher légal. C’est exactement le genre de distinction qu’un outil RH conçu aux États-Unis a tendance à réduire à un seul champ « severance » et à mal gérer pour le Canada.
Le grand chiffre que la plupart des outils ignorent : le préavis raisonnable de common law
Pour un employé non syndiqué sans clause contractuelle exécutoire plafonnant son droit, le minimum légal n’est pas la fin de l’histoire. Les tribunaux accordent un « préavis raisonnable » selon l’âge de l’employé, ses années de service, son poste et la difficulté à trouver un emploi comparable (les critères de l’arrêt Bardal), et le résultat représente souvent plusieurs mois, parfois près de deux ans de salaire, bien au-delà des semaines légales. Aucun système RH ne calcule cela, et aucun fournisseur ne devrait laisser entendre qu’il le peut : c’est une évaluation juridique. La leçon pratique pour le choix d’un logiciel est plus étroite mais réelle, et elle porte sur les dossiers, pas sur les calculs.
Les licenciements collectifs ont leurs propres règles, plus lourdes
Lorsqu’un employeur licencie un grand nombre d’employés sur un même site dans une courte période, la plupart des juridictions ajoutent un préavis de licenciement collectif distinct et plus long (et souvent un avis au gouvernement), calculé selon le nombre de personnes touchées plutôt que selon l’ancienneté d’une seule. C’est un calcul différent du préavis individuel ci-dessus, il s’applique à des seuils qui varient selon la province, et c’est une raison de plus pour laquelle un unique défaut « severance » national est un piège.
Ce qu’il faut exiger de votre outil RH
Un SIRH ne verse pas l’argent de la cessation d’emploi et ne devrait jamais prétendre calculer un délai de préavis légal. Ce qu’il doit faire, c’est tenir des dossiers propres, à jour et défendables pour que la personne qui fait le calcul (votre fournisseur de paie, un conseiller RH ou un avocat) travaille à partir de la vérité :
- Un dossier exact et infalsifiable de la date de début du service continu de chaque employé, puisque chaque chiffre de préavis et d’indemnité de cette page dépend des années de service.
- La province ou le lieu de travail de l’employé au dossier, puisque la règle applicable change à la frontière, et une structure multisite pour qu’un employé du Québec et un employé de l’Alberta soient chacun régis par leur propre juridiction.
- Un coffre documentaire pour la lettre de cessation d’emploi, la remise du relevé d’emploi et toute reconnaissance signée, conservés avec le dossier de l’employé plutôt que dans une boîte courriel.
- Un accès selon les rôles et une exportation de données propre, pour que le dossier sensible d’un départ ne soit vu que par les bonnes personnes et puisse être produit si la cessation est un jour contestée.
- Une ligne claire et honnête entre ce que l’outil RH consigne et ce que la paie verse réellement (voir ci-dessous).
Où Workleaf s’insère (et où non)
Workleaf est le système de référence sous une cessation d’emploi, pas ce qui produit le dernier chèque. Il conserve la date de début du service continu de chaque employé, sa division, son site et sa province, ses documents et ses notes, et sa structure multisite garde un employé qui part mesuré selon la bonne juridiction. Quand une personne quitte, la lettre de cessation et la remise du relevé d’emploi vivent dans son dossier avec un accès selon les rôles, pour que les personnes qui gèrent le départ travaillent à partir d’un seul dossier exact plutôt que d’une course entre chiffriers et boîtes courriel.
Pour être précis sur la ligne : Workleaf ne traite pas la paie, ne calcule pas le préavis légal ni celui de common law, ne verse pas l’argent de cessation d’emploi ou d’indemnité, et ne donne pas d’avis juridique. Il conserve les dates de service, la province et les documents dont dépend tout calcul correct, et les transmet proprement à la paie que vous utilisez déjà et à votre conseiller RH ou juridique. La paie native et un système de suivi des candidatures (ATS) sont à la feuille de route, pas dans le produit aujourd’hui.
Les prix sont simples et publics. Basic est à 15 $ CA par mois pour un maximum de 10 employés, puis 1,50 $ CA par employé supplémentaire. Advanced est à 30 $ CA par mois pour un maximum de 10 employés, puis 3 $ CA par employé supplémentaire, et ajoute la suite talents complète (évaluations, rencontres individuelles, sondages et analyses). Sans devis, sans surprise.