Le relevé d’emploi (RE) : notions de base pour les petits employeurs canadiens

Le relevé d’emploi, le RE, est le document le plus important derrière la demande d’assurance-emploi d’un ancien employé, et c’est le document RH canadien que les petits employeurs produisent le plus souvent en retard, incomplet ou avec le mauvais code. Contrairement aux vacances, aux jours fériés ou au préavis de cessation, le RE n’est pas un casse-tête province par province : c’est une obligation fédérale envers Service Canada qui fonctionne de la même façon que votre employé soit à Halifax ou à Kelowna. Ce guide explique quand vous devez en produire un, le délai qui piège les gens, les champs qui décident d’une demande, et les dossiers à avoir sous la main avant de commencer.

Le RE est fédéral, et il n’est pas facultatif

Tout employeur au Canada doit produire un RE dès qu’un employé subit un arrêt de rémunération, peu importe la taille de l’entreprise et peu importe que l’employé compte ou non demander l’assurance-emploi. Ce n’est pas un document que l’on remplit seulement quand quelqu’un le réclame. Service Canada utilise le RE pour décider si une personne est admissible à l’assurance-emploi, pour combien de temps et à quel taux, donc un RE inexact ou manquant retarde directement l’argent qui doit parvenir à une personne qui vient de perdre son revenu.

Quand vous devez produire un RE

Le déclencheur est un « arrêt de rémunération », et il est plus large qu’un départ définitif. En termes généraux, il y a arrêt de rémunération quand :

• Un employé a, ou devrait avoir, sept jours civils consécutifs sans travail et sans rémunération assurable. C’est le cas classique, et il couvre une mise à pied, un congédiement, une démission, un congé ou la fin d’un contrat.
• Le salaire d’un employé tombe sous 60 % de sa rémunération hebdomadaire normale en raison d’une maladie, d’une blessure, d’une quarantaine, d’une grossesse, du besoin de prendre soin d’un nouveau-né ou d’un enfant nouvellement adopté, ou du besoin de fournir des soins ou du soutien à un proche. Dans ces cas, l’arrêt est lié à la baisse, pas à sept jours de congé.
• C’est le plus souvent déclenché quand un employé quitte, mais un congé de maternité, parental, de maladie ou pour proche aidant en déclenche un aussi, et c’est le cas que les petits employeurs oublient.

Comme la raison de la production change l’allure d’une demande d’assurance-emploi, il vaut la peine de confirmer le déclencheur exact avant de produire le RE. Quand un employé quitte est le cas évident, mais les déclencheurs de congé et de baisse de rémunération sont là où une petite équipe sans service de paie tend à manquer un RE complètement.

Le délai est plus court que la plupart des petits employeurs le croient

Le RE est sensible au temps. Quand vous le produisez par voie électronique au moyen de RE Web, qui est désormais la norme, le RE est généralement dû au plus tard le cinquième jour civil suivant la fin de la période de paie où survient l’arrêt de rémunération, avec des variations selon la fréquence de paie (hebdomadaire, aux deux semaines, bimensuelle ou mensuelle). Les RE papier, en voie de disparition, suivent un délai plus serré de cinq jours civils à partir du premier jour de l’arrêt. La règle exacte dépend de votre cycle de paie et de votre méthode de production, alors confirmez le délai en vigueur pour votre situation auprès de Service Canada. Le point pratique tient dans les deux cas : c’est une obligation d’une affaire de jours, pas de fin de mois, et la demande d’assurance-emploi d’un employé qui part reste bloquée tant que le RE n’est pas produit.

Électronique par défaut : RE Web et production par la paie

La plupart des RE sont maintenant produits par voie électronique, soit directement par le portail RE Web de Service Canada, soit automatiquement par un fournisseur de paie qui les soumet au nom de l’employeur. Les RE électroniques vont directement à Service Canada, donc l’employé n’a pas besoin d’une copie papier pour demander l’assurance-emploi. Les formulaires papier en série existent encore pour les employeurs qui ne sont pas encore sur RE Web, mais ils sont l’exception et le gouvernement pousse tout le monde vers la production électronique. Quelle que soit la voie, le RE est produit à partir de vos dossiers de paie et d’emploi, et c’est pourquoi ces dossiers doivent être exacts avant que quiconque ne le soumette.

Les cases que les petits employeurs remplissent mal

Le RE est un formulaire structuré en cases numérotées, et une poignée d’entre elles explique la plupart des erreurs :

• Case 15A, total des heures assurables : les heures qui comptent pour la demande d’assurance-emploi, tirées du nombre pertinent de périodes de paie. Des heures erronées sous-estiment ou surestiment ce à quoi la personne a droit.
• Case 15B, total de la rémunération assurable : la rémunération assurable sur la période requise, qui n’est pas toujours la même chose que le salaire brut.
• Case 16, raison du présent relevé : le code qui indique à Service Canada pourquoi la personne ne gagne plus de revenu. C’est le champ qui compte le plus (voir plus bas).
• Case 17, paie de vacances, indemnité de jour férié et autres sommes : la paie tenant lieu de préavis, l’indemnité de départ, les allocations de retraite et les vacances accumulées vont dans des sous-cases précises, et les regrouper ou les omettre fausse la demande.

Case 16 : le code de raison décide la demande

La case 16 est un code d’une seule lettre et elle pèse plus lourd que n’importe quel montant sur le formulaire. Les codes courants incluent A pour un manque de travail ou une mise à pied, D pour une maladie ou une blessure, E pour une démission et M pour un congédiement, parmi d’autres. Le code détermine si et à quelle vitesse la personne peut toucher l’assurance-emploi, et utiliser le mauvais, par exemple coder une mise à pied comme une démission, crée un différend que l’ancien employé doit démêler avec Service Canada au pire moment. Si vous n’êtes pas certain du code qui s’applique, confirmez-le avant de produire le RE plutôt que de deviner.

Pourquoi un RE inexact est plus grave qu’il n’y paraît

Un RE n’est pas un document interne que vous pouvez corriger discrètement plus tard. Il va à un organisme gouvernemental, il est la base du revenu de quelqu’un entre deux emplois, et l’employé peut voir ce que vous avez déclaré. Un RE en retard retarde son premier paiement d’assurance-emploi. Des heures ou une rémunération assurables erronées changent le montant qu’il reçoit. Un mauvais code de raison peut suspendre la demande entièrement. Et comme Service Canada peut vérifier les RE, une série de productions bâclées est un risque pour l’employeur, pas seulement un désagrément pour l’employé. L’endroit le moins coûteux pour bien faire un RE, c’est avant de le produire, à partir de dossiers propres.

Une courte liste de vérification avant d’en produire un

1. Confirmez qu’il y a un véritable arrêt de rémunération et déterminez la date exacte où il a commencé.
2. Tirez de vos dossiers de paie les heures assurables et la rémunération assurable de l’employé pour le nombre requis de périodes de paie.
3. Choisissez le bon code de raison à la case 16, et confirmez-le si le départ est le moindrement ambigu.
4. Tenez compte de la paie de vacances, de l’indemnité de jour férié, de l’indemnité de départ et de toute autre somme dans les bonnes sous-cases de la case 17.
5. Produisez le RE par voie électronique au moyen de RE Web ou de votre fournisseur de paie dans le délai de votre cycle de paie.
6. Conservez le RE et les dossiers sous-jacents, car les mêmes dossiers d’employés que vous devez déjà conserver sont ce qu’une vérification de Service Canada demanderait.

Ce dernier point relie le RE au reste de votre tenue de dossiers : la date d’embauche, le dernier jour travaillé, la raison du départ et l’historique de congés sur lesquels s’appuie un RE sont exactement les mêmes dossiers d’employés que vous devez déjà conserver pendant des années en vertu des normes du travail et des règles fiscales.

Où Workleaf s’insère (et où non)

Workleaf est le système de référence sous un RE, pas ce qui le produit. Il conserve la date d’embauche de chaque employé, son dernier jour travaillé, sa province, sa division et son site, ses documents, ainsi que son historique de congés et de vacances, de sorte que lorsqu’un arrêt de rémunération survient, les dates et la raison du départ sont déjà consignées avec exactitude au même endroit plutôt que d’être reconstituées de mémoire et à partir de fils de courriels. C’est la moitié « avoir la vérité prête » du travail, et c’est de là que viennent réellement les RE tardifs et inexacts.

Pour être précis sur la ligne : Workleaf ne traite pas la paie, ne calcule pas les heures ni la rémunération assurables, et ne produit pas le RE auprès de Service Canada ni au moyen de RE Web. Il conserve les dossiers d’emploi, les dates et l’historique de congés dont dépend un RE exact, et les transmet proprement à la paie ou à la production RE Web que vous utilisez déjà. La paie native et un système de suivi des candidatures (ATS) sont à la feuille de route, pas dans le produit aujourd’hui.

Les prix sont simples et publics. Basic est à 15 $ CA par mois pour un maximum de 10 employés, puis 1,50 $ CA par employé supplémentaire. Advanced est à 30 $ CA par mois pour un maximum de 10 employés, puis 3 $ CA par employé supplémentaire, et ajoute la suite talents complète (évaluations, rencontres individuelles, sondages et analyses). Sans devis, sans surprise.