Les congés protégés au Canada : ce que votre système RH doit réellement suivre

La plupart des logiciels RH modélisent le congé comme une seule chose : une demande, une plage de dates, un solde qui diminue. Ce modèle fonctionne pour les vacances et il s’effondre discrètement dès qu’une personne de votre entreprise part en congé parental, parce qu’un congé protégé prévu par la loi est un objet complètement différent. Rien n’est déduit d’un solde. L’employeur n’est généralement pas celui qui paie. La relation d’emploi se poursuit pendant une absence qui peut dépasser un an. Et les règles viennent de la province où travaille la personne, pas de celle où se trouve votre siège social.

Voici un guide des distinctions qui comptent sur le plan opérationnel, écrit pour la personne qui doit configurer le tout, pas pour celle qui devra plaider. Ceci n’est pas un avis juridique, et les normes du travail changent ; validez les détails auprès de votre province avant de vous y fier.

La distinction qui brise les systèmes : protection et paiement sont deux choses

L’élément le plus utile à comprendre au sujet des congés au Canada, c’est que deux ordres de gouvernement interviennent habituellement dans la même absence, et qu’ils y font deux choses différentes.

• Votre PROVINCE (ou le Code canadien du travail, si vous êtes dans un secteur de compétence fédérale comme les banques, les télécommunications ou le transport interprovincial) détermine si l’emploi est protégé : la durée de l’absence permise, le préavis que la personne vous doit, et l’obligation de lui redonner son poste ou un poste comparable.
• Le gouvernement FÉDÉRAL, par l’assurance-emploi, est habituellement ce qui verse un revenu à la personne pendant son absence. Les prestations d’AE font l’objet d’une demande distincte présentée par la personne salariée, avec ses propres règles d’admissibilité et ses propres maximums, et n’ont rien à voir avec votre paie.
• Le QUÉBEC est l’exception qui surprend. Le Québec administre son propre Régime québécois d’assurance parentale (RQAP) plutôt que l’AE fédérale pour les prestations de maternité, de paternité, parentales et d’adoption. Si vous employez des gens au Québec et ailleurs, vous composez avec deux régimes à la fois.

Conséquence pratique : « congé non payé », au sens des normes du travail, ne veut pas dire que la personne ne reçoit rien. Cela veut dire que ce n’est pas VOUS qui payez. Dire « ce congé n’est pas payé » sans expliquer la prestation à demander est l’un des ratés de communication RH les plus fréquents et les plus dommageables dans tout ce domaine.

Les types de congés que vous rencontrerez réellement

Chaque province tient sa propre liste et les appellations diffèrent, mais les catégories convergent. Classées grossièrement par fréquence plutôt que par ordre alphabétique.

Congé de maternité et congé parental

Le long, et celui qui comporte le plus de pièces mobiles. En général un congé de maternité offert au parent qui accouche, plus un congé parental offert à l’un ou l’autre parent, qui dans la majeure partie du Canada peut être partagé entre deux parents et pris à un taux standard sur une période plus courte ou à un taux prolongé sur une période plus longue. Ensemble, cela dépasse couramment un an. Le Québec structure tout cela différemment sous le RQAP, incluant un congé de paternité sans équivalent direct ailleurs.

Ce qui compte pour votre système : cette personne demeure une personne salariée active pendant toute la durée. Elle n’est pas congédiée, elle ne devrait généralement pas disparaître de votre organigramme, et selon votre politique et votre juridiction, ses avantages sociaux et certains droits peuvent continuer à s’accumuler pendant son absence.

Congé de deuil

Court, urgent, et demandé au pire moment possible. La durée et la portion payée, s’il y en a une, varient sensiblement d’une juridiction à l’autre, tout comme la définition des membres de la famille visés. C’est le congé le plus susceptible d’être géré par message texte et de n’être consigné nulle part, ce qui devient un problème quand quelqu’un demande plus tard combien de jours ont été utilisés.

Congés pour obligations familiales et pour proche aidance

Les appellations varient beaucoup : congé pour obligations familiales, congé de proche aidant, congé pour maladie grave, congé de compassion. La version courte couvre un enfant malade ou une urgence familiale et se compte en jours. La version longue couvre les soins à un proche gravement malade, se compte en semaines, s’accompagne habituellement d’une prestation d’AE et exige généralement un certificat médical.

Congé pour violence conjugale ou sexuelle

Présent aujourd’hui dans la plupart des juridictions canadiennes, souvent avec une portion payée, et il comporte une obligation de confidentialité que les autres n’ont pas. Traitez la présence de ce congé au dossier comme un renseignement sensible à visibilité restreinte, et non comme un code d’absence ordinaire que tout gestionnaire peut lire. Si votre système RH ne peut pas restreindre qui voit le motif d’un congé, c’est une lacune réelle et non une question de préférence.

Congés de réserviste, pour fonctions judiciaires, pour voter et pour don d’organe

Rares individuellement, quasi certains collectivement dès que vous dépassez quelques dizaines de personnes. Ils sont généralement courts, généralement non payés par l’employeur, et généralement oubliés jusqu’à ce que quelqu’un les invoque.

Ce qu’un système RH doit pouvoir faire

Voilà la partie qui mérite d’être testée avant d’en avoir besoin, parce que chacun de ces points est une chose que les équipes RH finissent par faire dans un chiffrier quand le logiciel n’y arrive pas.

1. Modéliser un congé qui ne puise pas dans un solde de vacances. Si la seule façon de consigner une absence de six mois est d’inventer un type de congé avec un faux solde, les rapports seront faussés pour toujours.
2. Garder la personne ACTIVE. Un congé d’un an n’est pas une cessation d’emploi et ne doit jamais être consigné comme tel. Si votre système vous oblige à désactiver quelqu’un pour le retirer d’un effectif, vous produirez tôt ou tard un rapport d’effectif erroné et un relevé d’emploi encore pire.
3. Appliquer les règles de la PROPRE province de la personne salariée. Un employeur canadien avec du personnel dans trois provinces fait fonctionner trois ensembles de droits en parallèle. Un système qui ne stocke qu’une politique de congés à l’échelle de l’entreprise ne peut pas représenter cela.
4. Consigner le motif du congé avec une visibilité restreinte. Certains de ces motifs sont médicaux ou liés à de la violence. Tous les gestionnaires n’ont pas à en connaître la raison.
5. Montrer qui est absent et la date de retour prévue, sans révéler pourquoi. C’est la demande la plus fréquente du reste de l’entreprise pendant un long congé, et c’est aussi là que la confidentialité est le plus souvent brisée.
6. Survivre au retour. La personne revient, parfois dans une équipe réorganisée. Sa date d’entrée en service, son ancienneté et son historique doivent être intacts, ce qui suppose que le congé a été consigné comme une période et non comme un trou.

Questions pratiques à régler avant le premier congé, pas pendant

• Quelle juridiction régit chacune de vos personnes salariées ? Elle suit le lieu de travail de la personne, et vérifiez séparément si votre secteur est de compétence fédérale, ce qui change entièrement la réponse.
• Les avantages sociaux se poursuivent-ils pendant le congé, qui paie les primes, et comment percevez-vous la part de la personne salariée alors qu’il n’y a plus de paie où la retenir ? Réglez cela par écrit avant que quiconque parte.
• Les vacances continuent-elles de s’accumuler pendant le congé ? La réponse dépend de la juridiction et de la politique, et c’est une source de litige vraiment fréquente au retour.
• Qui produit le relevé d’emploi, dans quel délai et avec quel code ? La demande de prestations ne peut généralement pas avancer sans lui : un relevé tardif retarde donc directement le revenu de quelqu’un.
• Quel préavis la personne vous doit-elle, et que lui avez-vous réellement communiqué à ce sujet ? Un droit dont la personne ignore les règles est un droit que vous finirez par appliquer généreusement de toute façon.

Si vous évaluez plus largement ce qu’un système RH canadien doit gérer, nous avons écrit un guide d’achat à ce sujet, ainsi qu’un texte complémentaire sur le comportement attendu des soldes et des reports de congés.

Le résumé honnête

Un congé prévu par la loi n’est pas une version plus difficile du suivi des vacances. C’est un problème différent qui lui ressemble seulement dans une vue calendrier. Les employeurs qui s’en tirent mal ne sont presque jamais ceux qui ont mal lu un nombre de semaines ; ce sont ceux dont le système ne savait dire que « présent » ou « parti », si bien qu’une personne en congé protégé a été consignée comme ni l’un ni l’autre, puis reconstituée à la main un an plus tard.

Rien de ce qui précède ne constitue un avis juridique, et les droits sont modifiés régulièrement. Validez les règles en vigueur auprès de l’autorité des normes du travail de chaque province où vous employez des gens, ou auprès d’un conseiller juridique, en particulier avant de refuser ou de mettre fin à un congé.