La période de probation au Canada : ce que la règle des trois mois signifie vraiment

Presque toutes les lettres d’embauche canadiennes contiennent une période de probation, et presque toutes sont mal comprises de la même façon. On croit que pendant les trois premiers mois, un employeur peut mettre fin à la relation pour n’importe quel motif, sans préavis et sans conséquence. Cette croyance est assez proche de la vérité pour survivre des années, et fausse précisément là où cela coûte le plus cher.

Voici la structure réelle. La probation n’est pas un statut créé par les lois sur les normes du travail. Ce que la plupart des provinces créent est un SEUIL : sous une certaine durée de service, le préavis légal de cessation d’emploi est nul. Les employeurs rédigent ensuite une clause de probation autour de ce seuil et traitent les deux comme une seule et même chose. Ce n’en est pas une, et c’est dans cet écart que naissent les recours.

Le seuil réel, province par province

La durée de service sous laquelle aucun préavis légal n’est dû varie, et les « trois mois » que tout le monde cite sont un chiffre ontarien adopté partout par habitude. Voici les points de départ les plus courants :

• Ontario : aucun préavis légal avant 3 mois d’emploi continu.
• Colombie-Britannique : aucun préavis légal avant 3 mois consécutifs d’emploi.
• Alberta : aucun préavis légal avant 90 jours d’emploi.
• Québec : le préavis prévu par la Loi sur les normes du travail commence à 3 mois de service continu, et le Québec ajoute une règle qu’aucune autre province n’a, décrite plus bas.
• Employeurs de compétence fédérale sous le Code canadien du travail : 3 mois d’emploi continu.

Ce sont des minimums et ils changent. Vérifiez le chiffre en vigueur dans votre propre juridiction avant de vous y fier, et retenez qu’une période de probation plus courte ou plus longue inscrite au contrat ne modifie pas le seuil légal en dessous. Une clause de probation de six mois n’achète pas six mois de congédiement sans préavis dans une province dont le seuil est de trois.

Les trois choses que la probation ne couvre jamais

C’est la partie qui transforme un congédiement de routine en plainte, et rien de tout cela ne dépend de la rédaction de la clause.

1. Les droits de la personne. Un employé en probation bénéficie de la même protection contre la discrimination que quiconque, dès le premier jour. Un congédiement qui suit la divulgation d’un handicap, l’annonce d’une grossesse ou une demande d’accommodement religieux est exposé peu importe la durée de service, et aucune plainte en droits de la personne n’est soumise à un seuil de service minimal.
2. Les représailles. Mettre fin à l’emploi d’une personne en probation peu après qu’elle a soulevé une préoccupation de santé et sécurité, posé une question sur des heures supplémentaires impayées ou déposé une plainte prévue par la loi invite un recours pour représailles, ce qui, dans la plupart des juridictions, place sur l’employeur le fardeau de démontrer le motif réel.
3. Le préavis raisonnable de common law. Hors Québec, si le contrat de travail ne limite pas clairement et validement l’employé au minimum légal, l’obligation de préavis raisonnable de common law peut s’appliquer même en cas de service court. Court service ne veut pas dire zéro, et une clause mal rédigée échoue souvent entièrement plutôt que partiellement.

Le Québec est réellement différent, et plus tard qu’on le pense

Deux règles québécoises piègent les employeurs qui appliquent un modèle ontarien. D’abord, le préavis commence à 3 mois de service continu, comme ailleurs. Ensuite, et c’est nettement plus important, l’employé qui compte 2 ans de service continu obtient une protection contre le congédiement fait sans cause juste et suffisante. Ce second seuil n’est pas une règle de probation, mais c’est lui qui détermine ce que coûte réellement une décision de congédiement au Québec, et c’est pourquoi « nous sommes encore en probation » cesse d’être la bonne question bien avant que l’employeur ne s’y attende.

À quoi ressemble un congédiement en probation défendable

Lorsqu’une clause de probation est retenue, c’est généralement parce que l’employeur peut démontrer qu’il a évalué honnêtement l’aptitude de la personne et lui a donné une chance équitable d’atteindre une norme connue. C’est une question de preuve, et elle se règle entièrement par des dossiers qui existent ou n’existent pas.

• Une date d’embauche démontrable, puisque chaque seuil de cet article se calcule à partir d’elle.
• La province ou la juridiction où l’employé travaille réellement, le seuil n’étant pas national.
• Des attentes écrites remises à l’employé, et la preuve qu’il les a reçues.
• Des notes contemporaines des rencontres de suivi et des conversations sur le rendement, rédigées sur le moment plutôt que reconstituées après la décision.
• Une date de cessation d’emploi et un compte rendu de ce qui a été communiqué, et quand.

Le mode d’échec n’est presque jamais une politique manquante. C’est que les rencontres de suivi ont eu lieu, se sont bien passées, et n’ont jamais été consignées : six mois plus tard, il ne reste à produire qu’une décision et une date.

Où Workleaf s’inscrit

Workleaf est le système de référence sous tout cela, et rien de plus. Chaque employé porte une date d’embauche, qui ancre chacun des seuils ci-dessus, et est rattaché à un établissement portant une province, y compris une désignation fédérale pour les milieux de compétence fédérale, de sorte qu’un employé de Vancouver et un employé de Montréal sont évalués selon leur propre juridiction plutôt que selon un réglage national unique. Les notes vivent au dossier de l’employé avec une visibilité « RH seulement », afin que les comptes rendus de suivi soient consignés là où la décision sera plus tard révisée, et non dans la boîte courriel d’un gestionnaire. Les documents s’attachent au même dossier, avec catégories et date d’expiration facultative. Un journal d’audit délimité à l’organisation consigne l’auteur, l’action, la cible et l’horodatage derrière les modifications RH, et les exportations CSV couvrent les employés, les congés et le journal d’audit lui-même lorsqu’il faut produire le dossier. Et si la décision est de mettre fin à la relation, la surface administrative se ferme sur ce même dossier dès que la personne est marquée comme ayant cessé son emploi.

Ce que Workleaf ne fait pas, c’est vous dire si un congédiement en probation donné est licite. C’est un jugement qui vous appartient, avec votre conseiller juridique en droit de l’emploi, et tout fournisseur qui prétend le contraire vous vend quelque chose qu’il ne peut pas livrer. Ce que le logiciel peut honnêtement faire, c’est garantir que la date d’embauche, la province, les notes et la piste de vérification sont toutes présentes et rattachées à la bonne personne le jour où quelqu’un les demande.